home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Eagles Nest BBS 8 / Eagles_Nest_Mac_Collection_Disc_8.TOAST / Calendars & PIMs / NowContact30 / Now Contact™ 3.0-1.image / Now Contact Help / Now Contact Help.rsrc / HLPt_752_PROC_EXPORTING_CONTACT_DATA < prev    next >
Text File  |  1994-11-16  |  2KB  |  27 lines
  1. Now Contact makes it easy to create a text-only version of your Contact File, to use in a database, spreadsheet or word processing application. You can export selected Contacts to a text file, and have extensive control over the field order and formatting of the resulting file.
  2.  
  3. To export Contact data to a text file:
  4.  
  5. 1. Verify that all the Contacts you want to export are in the current List View.
  6.  
  7. The Export function exports the contents of the current List View. If you want to export your entire Contact File, choose Find All from the Find menu. If you want to export part of your Contact File, reduce the list's contents using QuickFind, the Find function, or by marking the Contacts you want to export and choosing Find Marked from the Find menu.
  8.  
  9. 2. Highlight the Export command in the File menu. A submenu appears, listing the Export options.
  10.  
  11. 3. Choose To Text File from the Export submenu. The Export Setup dialog box appears. Specify the fields to include in the export and their order, and create and modify Export Templates to store these settings.
  12.  
  13. 4. Choose an Export Template from the export Template pop-up menu, or create a new one for this operation. Now Contact includes a single Export Template called Default that appears in the pop-up menu, unless you've created other Export Templates. 
  14.  
  15. 5. Examine the available Export fields.
  16.  
  17. The scrolling list on the left displays all the available Contact information fields for exporting data from your Contact File. Use the scroll bar on the right to see more fields, if desired.
  18.     
  19. 6. Re-order, include, and exclude fields, as necessary. Re-order fields by dragging them to the desired locations. Include or exclude fields for export by clicking to the left of a field name to make the checkmark appear or disappear.
  20.  
  21. 7. Select the Include field headers and Export 2-line addresses as 2 fields checkboxes, as desired.
  22.     
  23. 8. Select a Delimited by radio button. The delimiter you select is placed between individual fields of an exported record. NOTE: Tabs are more common than commas, but many word processing applications use commas.
  24.  
  25. 9. Click Export. A standard directory dialog box appears.
  26.  
  27. 10. Choose a location and name the Contact File, then click Save. Now Contact displays a progress window as it exports the data, which provides a count of each record as it exports. When the operation is complete, you return to your Contact File.